İş Analizi Nedir? 13 Soru İle İş Analizi Nasıl Yapılır?

İş analizi nedir? belirlenen işin analiz edilme sürecidir. İş analizi yöntemi, işletme içerisinde bulunan işler hakkında form hazırlama, bilgi toplama, verileri analiz etme ve örgütlenme aşamalarının yer aldığı bir süreçtir. İş analizini yaptıran işverenler işine uygun ve kaliteli personeli seçme konusunda daha bilinçli adımlar atmaktadır.

İş Analisti Ne İş Yapar?

İş analisti, personel ve personellerin amirleri ile mülakat, anket ve gözlem ile bilgiler toplamaktadır. Topladığı bu bilgilerle kendi uzmanlık bilgilerini birleştirerek iş analizi yapmaktadır. Çeşitli tekniklerle yapılan bu analizler sonucunda iş sürecindeki gereksinimler ve yapılması gerekenler ortaya çıkarılmaktadır.

İş analisti araştırma yaparken ”iş” ile ilgilenir, işi yapan kişiler incelenmez. Görev tanımı yapılır ve pozisyon profesyonel personelini bekler.

İş analistinin kullandığı programlar; Visure, ReQtest, IBM Rational, BPMN, LucidChart, AdvanSeez.

İş Analizini Kimler Yapar?

İş analizini, iş analistleri veya insan kaynakları departmanı yapar. Alanında uzman kişilerin hazırlamış olduğu sorular ile veriler toplanır ve bir sonuca varılır.

İş Analizi Nasıl Yapılır? Hangi Sorular Sorulmalı?

İş analizi yapmak için cevaplanması gereken sorular şu şekildedir;

1. İşin Adı: İş adı belirtilir.
2. İşin Kodu: Organizasyon şemasında yer alan kodu veya SGK kodu belirtilir.
3. Yapıldığı Lokasyon veya Lokasyonlar: İşin yapıldığı lokasyonlar belirtilir.
4. İşin Tanımı: Yapılan iş, kısa bir şekilde tanımlanır.
5. Tehlike Derecesi: ÇSGB’ye çerçevesinde tehlike derecesi belirtilmeli.
6. Pozisyon İlişkisi: İş hangi pozisyonlarla ilişkili ise o pozisyonlar yazılır. Örneğin, işi hangi pozisyon yapar?
7. Eğitim Seviyesi: İşin yapılabilmesi için ihtiyaç olunan eğitim seviyesi belirtilir.
8. Deneyim Süresi: En az ve en fazla olmak üzere deneyim süresi tespit edilip yazılır.
9. İşin Tanımına Uyan Sertifika veya Lisans Bilgileri: İş için gerekli olan eğitim belgeleri burada sıralanır. Örneğin, Hukuk lisans diploması, SRC, İSG vs.
10. Yetkinlikler: İşi yapacak olan kişinin sahip olması gerektiği beceriler belirtilmeli. Örneğin, problem çözme, güçlü iletişim, takım çalışmasına uygun vb.
11. Fiziksel Gerekler: İşin yapıldığı alandaki hijyen konuları incelenir ve analiz edilir.
12. Prosedür ve Protokoller: İşin prosedür ve protokol bilgisi verilmelidir. Burada hangi protokol veya prosedüre göre yapılacağı belirtilmelidir.
13. Organizasyonel Yedekleme Planı: Herhangi bir izin veya acil durumda işi, hangi pozisyonun yönetmesi gerektiği burada belirtilir.

Veriler toplandıktan sonra 2.aşama olarak proje içerisindeki paydaşlar tanınır. İhtiyaç ve öncelikleri belirleme konusunda yardımcı olacak paydaşlar ile belge aktarımı sağlanır, paydaş matrisi adı verilen ayrıntılar alınır.

3.aşamada işletme hedefleri belirlenir ve iş stratejisi planlamaya başlanır. İş analisti projenin meydana getirilme nedenlerine hakimse hedef oluşturma konusunda hiç zorlanmayacaktır.

4.aşamada ise seçenekleri daraltma uygulanacaktır. Bir işi başarmak için birçok yol vardır, burada en etkili çözüm beyin fırtınaları ve toplantılar ile bulunmalıdır. Çözüm özelleştirilmesi ve geliştirilmesi veya var olan bir hizmet sistemi satın alma belirlenmelidir.  Bu aşamada etki anaizi, maliyet-fayda analizi ve risk analizi yapılmaktadır. 

5.aşamada kapsam tanımı yapılmalıdır. Paydaş görüşü ve proje hedefi kapsamı tanımlar. Kapsam içi ve dışındaki geliştirme öğeleri bu aşamada tespit edilir. Bunun yanı sıra kapsam içi ve dışı entegrasyonlar da belirlenir. Bundan sonraki aşamalar iş analistinin metodlarına bağlı olarak ilerlemektedir.

İş Analizi Teknikleri

İş analizi yaparken aşağıdaki tekniklerden faydalanabilirsiniz;

• MOST Analizi
• PESTLE Analizi
• SWOT Analizi
• MOSCOW Analizi
• CATWOE Analizi

İş Analizinin Cevap Aradığı Sorular

• Personel işi hangi yöntem ve teknikleri kullanarak, nasıl yapıyor?
• Personel ne yapıyor?
• Personelin ne kullanıyor? Hangi donanımı, aleti, makineyi vb.
• Yapılan iş sonucunda çıktı durumu nedir? Burada çıktı olarak ifade edilen; hizmet, ürün vb.
• Personelin icraa ettiği görev veya işin gereklikleri nelerdir? Hangi donanıma, yeteneğe veya ne kadar tecrübeye sahip olması gerektiğinin sorgulandığı sorudur.
• İş hangi koşullarda yapılıyor?

İş Analizi Şirketler İçin Neden Önemlidir?

İş analizi ile birlikte birçok veri elde edilmektedir. Üyelerin davranışları ve şirketteki işler tüm detayları ile değerlendirilir ve analiz yapma konusunda yardımcı olur. Kişilerin analiz edilmesi sonucunda ise kişilerde verimlilik yükseltilebilmektedir. Bilindiği üzere şirketlerin vizyon ve misyonlarında kişiler ve kişilerin rolleri çok önemlidir. Bunların yanı sıra;

• İş düzeni oluşmasını sağlar.
• Personel seçimini kolaylaştırır.
• İş gücü planlaması yapar.
• Eğitim ve geliştirme.
• Maaş ve ücret yönetimi.
• Personel eğitimi için bir rehber niteliğindedir.
• Performans ve ücret yönetimi konularında kaynaklanan problemleri en aza indirir.

İş Analizi Aşamaları Nelerdir?

1. Analizinin yapılacağı işlerin tespit edilmesi.
2. Tespite paralel olarak ihtiyaç olan soru formunun hazırlanması.
3. Bilgi toplama ve gözlem süreci.
4. Verilerin toplanması ve profesyonel bir şekilde değerlendirilmesi.
5. İş analiz literatür ve bilgilerinden faydalanılması.
6. Bilgilerin yazılı hale getilmesi.